审核的范围:
可口可乐公司供应商指导原则是可口可乐公司与其直接供应商和授权供应商之间签署的所有商业协议的一部分。可口可乐公司期望供应商制定和执行适当的内部业务流程来保证符合供应商指导原则。
可口可乐公司定期委派独立第三方机构评估供应商对供应商指导原则的符合性。审核通常包括保密的员工访谈(包括非雇员工人)。供应商在任何供应商指导原则方面的缺失,将被要求采取整改措施。如供应商无法证明自己维护供应商指导原则的要求,可口可乐公司保留与其终止商业协议的权利。
可口可乐公司要求供应商 / 工厂所有员工包括非雇员工人 (Non-Employee Worker NEW),除了管理人员及办公室人员外皆包括在审核范围内。非生产员工如保安、园丁、厨工、仓储人员及司机等等,皆属于审核范围内。
如非雇员工人提供商提供至少5个全职的员工给供应商 / 工厂,SGS将针对这间劳务公司的档案进行独立的抽样。在审核前,公司必须提供非雇员工人提供商的名字和非雇员工人的人数以决定10%的抽样数,而最大抽样数为25。公司必须确保非雇员工人的档案和相关文件被保存在审核现场。相关文件包括工资工时文件、人事档案(包含正式的年龄证明文件的复印件)和劳动合同等以供审查。
如非雇员工人提供商提供少于5个全职的员工给供应商 / 工厂,SGS只会针对审核中健康和安全的要求进行验证。
如果公司未能提供非雇员工人提供商的名字或非雇员工人的人数,那将会被判定为不符合项。如果在审核当日未能提供非雇员工人的档案和相关文件,亦会被判定为不符合项。
审核的类型:
根据客户要求,审核的类型和所需时间会有所不同,具体如下:
1. 初审: 适用于没有被审核过的供应商 / 工厂
2. 复审: 基本上和初审相同除了供应商 / 工厂已经被审核过。根据以往的审核记录,供应商 / 工厂需要在1至3年内接受复审。如供应商 / 工厂不能在指定期限内完成跟进评估﹝一般为初次评估后的6个月后﹞,需要接受复审
3. 跟进审核: 当供应商 / 工厂审核结果为橙色或红色时,需要进行跟进审核。跟进审核是验证发现项的整改措施和在验证过程中识别新的发现项。跟进审核一般为初审的6个月后,除非得到工作场所责任经理的许可。若上次审核发现项涉及工资考勤问题,自上次审核结束后至少产生两个新完整月的(上次审核当月不包括在内)工资记录后才可以申请现场跟进审核。
4. 案头审查: 供应商 / 工厂的发现点可以容易地透过文件、照片或其他证据跟进而不需要到现场,这情况下会进行文件审阅而不是现场跟进审核。供应商 / 工厂提供足够的符合性证据,和跟进审核相同会发出关闭的评估总结报告。